In den USA funktionieren Messen etwas anders als bei uns. Das bezieht sich nicht nur auf den Ablauf vor Ort, sondern auch auf die gesamte Vorbereitung. Damit Ihre Auslandsmesse in den USA ein voller Erfolg wird, erklären wir Ihnen hier alle Unterschiede und Besonderheiten.
Generelle Besonderheiten amerikanischer Messen
In den Vereinigten Staaten werden Messen oft von den jeweiligen Berufs- oder Interessensverbänden veranstaltet. Die eigentliche Durchführung der Messe vor Ort wird durch einen General Contractor durchgeführt: Dieser stellt in der Regel die Logistik und Dienstleistungen rund um die Messehalle zur Verfügung. Der Aufbau der Messestände vor Ort ist nur selten durch eigene Mitarbeiter möglich: In den meisten Fällen werden diese Fachkräfte durch den General Contractor oder örtliche Gewerkschaften bereit gestellt.
Genaue Informationen zu Aufbauvorschriften und verfügbaren Dienstleistungen bekommt jeder Aussteller im sogenannten Exhibitor Manual: Hier können Aussteller die benötigten Leistungen und Produkte anfragen und mieten. Hierfür sind durch Veranstalter, General Contractor und Gewerkschaften Tarife festgelegt, die nicht verhandelt werden können. Die entsprechenden Leistungen werden pro Stunde abgerechnet, weshalb eine detaillierte Planung und ein möglichst unkomplizierter Aufbau des Messestandes zwingend nötig sind. Generell sind die Kosten für einen Messeauftritt in den USA höher als in Deutschland. Hier sollte also genügend finanzieller Spielraum eingeplant werden.
Worauf muss geachtet werden?
Bei Messeaufbauten in den USA wird besonders auf gewerkschaftliche Vorgaben geachtet. Da diese mitunter sehr streng sind und in hohen Kosten resultieren, sind kurze Auf- und Abbauzeiten gefragt. Dies führt dazu, dass sich das Design von Messeständen in den USA im Vergleich zu Europa stärker der Funktionalität unterordnet. Dieses eher minimalistische Design kommt Ihnen auch beim Transport zugute: Wie der Aufbau selbst, dürfen auch Frachten auf Messen in den USA nicht selbst transportiert werden. Statt dessen fällt auch dies unter die Zuständigkeit des General Contractor, der hierfür Handlinggebühren erhebt, die nach Gewicht berechnet werden. Ihr Messeequipment muss zwingend so verpackt sein, dass sie mit dem Gabelstapler bewegt werden kann. Vorsicht: Die Maße für Paletten in den USA sind andere als in Europa! Die Anlieferung erfolgt nach einem festen Terminplan: Bei Abweichungen fallen weitere Gebühren an. Das kann zwar Zeitsparend sein, bei Unwissen allerdings auch zu Chaos, Verspätungen und hohen Extrakosten führen.
Es ist wichtig, die gewünschten Leistungen vor Ort – die sogenannten Show-Services – rechtzeitig zu beantragen: Der General Contractor gibt hier eine oder mehrere Deadlines an, zu denen bestellt werden kann – eine verspätete Bestellung führt fast immer zu deutlich höheren Kosten! Ebenso ist die Bezahlung – mindestens aber eine signifikante Anzahlung – der gebuchten Aufbaukräfte und Show-Services im Voraus fällig.
Wichtig: Kommt es zu Streitigkeiten oder nachträglichen Kosten, nicht einfach die Kreditkarte sperren oder Buchungen zurückholen! Die meisten Messen in den USA werden von wenigen General Contractors durchgeführt: Man sieht sich hier also im wahrsten Sinne des Wortes immer zweimal. Bei Streitigkeiten wäre eine Zulassung zur nächsten Messe somit sehr unwahrscheinlich. Hier ist diplomatisches Geschick gefragt!
Das alles führt dazu, dass europäische Unternehmen eine Auslandsmesse oftmals – aus Unwissenheit – mit unrealistischen Erwartungen angehen oder auf unerwartete Probleme stoßen, die sogar die Messeteilname gefährden können. Nehmen Sie sich daher im Vorfeld genug Zeit, um sich über Messebauer zu informieren, die auf dem US-Parkett erfahren sind und fragen Sie hier gezielt nach einem Angebot für die USA.
Tipp: Durch unsere langjährige Erfahrung mit genau diesen Eigenarten von US-Messen, können wir Sie und auf Wunsch Ihrem Messebauer bei der Organisation einer Auslandsmesse effektiv unterstützen. Wir wissen worauf es ankommt und kennen die typischen Fallstricke.
