Wenn Sie an einer Messe teilnehmen möchten, sollten Sie rechtzeitig mit der detaillierten Planung beginnen. Dabei ist es jedoch nicht erforderlich, alle notwendigen Schritte auf einmal festzulegen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Meilensteine stets im Blick behalten und nichts übersehen. Die Timeline bietet Ihnen einen groben Überblick über den zeitlichen Ablauf der Messevorbereitung. Zudem können Sie unsere Checkliste herunterladen, um die Organisation zukünftiger Veranstaltungen zu vereinfachen.
9-12 Monate vor der Messe
Die Messeplanung sollte bereits etwa ein Jahr vor dem eigentlichen Event beginnen. Zu Beginn dieser Phase sollten Sie sich zumindest über ein grobes Budget einig werden, um die Kosten im Blick zu behalten. Ein klares Budget ist entscheidend für eine erfolgreiche Planung.
Definieren Sie anschließend konkrete Ziele für sich und Ihr Unternehmen. Ebenfalls wichtig ist die Bestimmung Ihrer Zielgruppe, die Sie auf der Messe ansprechen möchten: Was möchten Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen – Markenbekanntheit erweitern, Produkte präsentieren oder Leads generieren? Sobald diese Punkte geklärt sind, können Sie den nächsten Schritt angehen: die Auswahl der passenden Messe. Recherchieren Sie gründlich, welche Messen für Sie infrage kommen, und werfen Sie auch einen Blick darauf, welche Veranstaltungen Ihre Wettbewerber besuchen.
Überprüfen Sie zudem, ob Ihr Vertriebsteam im gewählten Zeitraum ausreichend Kapazitäten hat. Erstellen Sie schließlich einen Projektplan und dokumentieren Sie alle relevanten Planungsaktivitäten, einschließlich Ablauf, Kosten, Ressourcen und wichtiger Termine.
6-9 Monate vor der Messe
In diesem Zeitraum sollten Sie Ihr Kommunikationskonzept entwickeln. Überlegen Sie genau, wie Sie sich auf der Messe präsentieren möchten, um das gewünschte Image zu vermitteln. Bestimmen Sie, welche Exponate Sie ausstellen wollen, und kalkulieren Sie den dafür erforderlichen Platz. Melden Sie sich unter Berücksichtigung der Standgröße und der beabsichtigten Standaussage für die Messe an und achten Sie dabei auf eine möglichst günstige Standplatzierung, um gesehen zu werden. Berücksichtigen Sie den passenden Themenbereich der Messe, beobachten Sie Ihre Mitbewerber und denken Sie an Aspekte wie Catering, Sanitäranlagen und die Lage zu den Hauptwegen.
Nehmen Sie Ihre Messeziele wieder in den Blick und legen Sie fest, wie Sie diese erreichen können und welche Mittel dafür erforderlich sind. Überlegen Sie sich außerdem, wie Sie Ihren Erfolg messen und welche Maßnahmen Sie bei eventuellen Abweichungen ergreifen werden. Parallel dazu, etwa sechs Monate vor der Messe, sollten Sie die Vorgaben des Messeveranstalters überprüfen. Diese können in die Planung Ihres Messestandes einfließen, die Sie nun in Angriff nehmen sollten.
Kontaktieren Sie Ihren Messebauer und geben Sie ihm ein detailliertes Briefing. Übermitteln Sie alle bisher geplanten Aktivitäten und Informationen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Dieses Briefing sollte idealerweise folgende Punkte umfassen:
- Definierte Messeziele
- Gebuchte Standgröße
- Besonderheiten der Messe
- Anzahl und Größe der Exponate
- Budgetangaben
- Details zur Messeausstattung
TIPP: Nutzen Sie unsere umfassende Messeservices, um Kosten zu sparen. Unsere professionelle Unterstützung rund um die Messe erleichtert Ihnen die Vorbereitungen erheblich und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
3-6 Monate vor der Messe
Spätestens jetzt sollten Sie sich um die Gestaltung des Messestandes kümmern. Beauftragen Sie dafür eine Agentur oder setzen Sie auf interne Ressourcen, um ein Design zu entwickeln, das ins Auge fällt. Die Layout-Vorgaben erhalten Sie vom Messebetreiber.
Auch ist es nun an der Zeit, Ihr Messeteam zusammenzustellen und erforderliche Reisen sowie Hotelbuchungen zu organisieren. Bestellen Sie die benötigten Werbematerialien und eventuelle Produktmuster.
Schließen Sie die Planung Ihres Messestandes ab und geben Sie diesen zur Produktion frei. Denken Sie auch daran, die Standbaugenehmigung einzureichen. Nutzen Sie die Services Ihres beauftragten Messedienstleisters, der oft durch einen Projektleiter unterstützt wird und viele dieser Aufgaben für Sie übernehmen kann.
2 Monate vor der Messe
Spätestens jetzt heißt es, gezielte Werbemaßnahmen vor Ort buchen. Nutzen Sie die Möglichkeit, eine Anzeige im Ausstellerverzeichnis zu schalten oder Ihr Logo im Eingangsbereich der Messe zu platzieren. So erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit und ziehen die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich.
Denken Sie daran, die notwendigen Versorgungsleistungen beim Veranstalter zu buchen, wie Wasser, Internet, Strom, Reinigung und Abhängungspunkte. Um sicherzustellen, dass Ihre Grafiken rechtzeitig vor Ort sind, sollten Sie jetzt die Grafikdaten für den Druck übermitteln. Ebenso ist dies der richtige Zeitpunkt, um die Logistik und Einlagerung zu planen und die entsprechenden Services zu buchen, damit alles reibungslos abläuft.
TIPP: Wir unterstützen Sie gerne bei der Organisation dieser Punkte. Mit unserer Erfahrung helfen wir Ihnen, den Überblick zu behalten und beantworten eventuell auftretende Fragen.
4 Wochen vor der Messe
Der Zeitpunkt ist gekommen, Pressemitteilungen zu versenden und Einladungen an Kunden sowie Lieferanten zu verschicken. Für besonders wichtige Kunden sollten Sie den Vertrieb damit beauftragen, diese zusätzlich telefonisch über den Messetermin zu informieren – E-Mails können in der Flut von Nachrichten leicht übersehen werden. Bieten Sie Ihren Kunden feste und persönliche Termine auf der Messe an und heben Sie die Vorteile eines Messebesuchs hervor. Dies könnte eine Produktneuvorstellung, ein persönliches Gespräch mit dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder spannende Aktionen am Stand sein, die für Abwechslung sorgen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Messeteam sowohl in der Vorstellung Ihrer Produkte, als auch im Umgang mit Messekunden geschult sind: Auch ein einheitliches Auftreten der Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil Ihrer Unternehmens-CI!
2 Wochen vor der Messe
Etwa 1 bis 2 Wochen vor der Messe sollten Sie Ihre Aufgaben für den Messebesuch noch einmal gründlich überprüfen. Stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wurde, und kontrollieren Sie Ihre Messebestellungen. Bewahren Sie alle Bestellungen und die dazugehörigen Auftragsbestätigungen sorgfältig auf.
Überprüfen Sie außerdem die versendeten Kundeneinladungen, reagieren Sie auf Rückmeldungen und koordinieren Sie die vereinbarten Kundentermine. Beginnen Sie bereits jetzt damit, die benötigten Unterlagen zusammenzustellen, und halten Sie Produktkataloge, Flyer und weiteres Material bereit.
Während der Messe
Vor dem Beginn der Messe sollten Sie die letzten Fragen und Details mit Ihrem Messebauer klären und den fertigen Messestand abnehmen. Bevor die Messe beginnt, setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen, um die wichtigsten Punkte zu besprechen und offene Fragen zu klären. Ein detailliertes Briefing des Standpersonals ist dabei besonders wichtig. Besprechen Sie, wie sich die Mitarbeiter am Stand verhalten sollten und was entscheidend ist, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Transparenz ist hierbei entscheidend, um sicherzustellen, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind.
Nach der Messe
Die Messe ist vorbei, und Sie haben zahlreiche Eindrücke und Erfahrungen gesammelt. Um langfristig davon zu profitieren, ist ein De-Briefing empfehlenswert. Vereinbaren Sie einen Termin mit allen Beteiligten, um Feedback zu den geführten Gesprächen und Erlebnissen einzuholen.
Senden Sie eine Dankes-E-Mail an alle Interessenten, die Sie auf der Messe getroffen und deren Kontakt Sie gewonnen haben. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die wichtigsten Kernaussagen zusammenzufassen und in Erinnerung zu bleiben. Überprüfen Sie, inwieweit Ihre gesetzten Messeziele erreicht wurden, und führen Sie eine Nachkalkulation der entstandenen Kosten durch. Dokumentieren Sie zudem Verbesserungsvorschläge für künftige Messen.
Ein ausführliches Whitepaper mit hilfreichen Tipps für eine erfolgreiche Messeplanung können Sie hier herunterladen.
TIPP: Verwenden Sie unsere Checkliste, um erledigte Aufgaben zu markieren und wichtige Anmerkungen festzuhalten. Idealerweise legen Sie die Liste so ab, dass alle Kollegen, die in den Planungsprozess involviert sind, stets auf dem neuesten Stand bleiben.
