Messebesuch sind ein Erlebnis für sich: Nirgendwo sonst ist es möglich, in so kurzer Zeit und auf so kleinem Raum so viele interessante Neuerungen der Branche und artverwandter Fachgebiete zu erkunden, das eigene Unternehmen zu präsentieren und wertvolle Kontakte und Geschäftsbeziehungen zu knüpfen. Wer auf dem Laufenden bleiben möchte, sollte regelmäßig fachbezogene Messen besuchen, sei es als Aussteller oder lediglich als Besucher.
Vor allem in den USA gibt es ein großes Angebot an Fachmessen, die jedes Jahr Besucher aus der ganzen Welt anlocken. Wer sein Business global ausrichten und aktuelle Trends aus der ganzen Welt kennenlernen möchte, ist hier durchaus gut beraten. Natürlich erfordert der Besuch einer Messe in den USA mehr Vorbereitung als der Besuch einer in Deutschland stattfindenden Fachmesse. Damit die Messeteilnahme sowohl angenehm als auch erfolgreich wird, sollten im Vorfeld einige Vorbereitungen getroffen werden.
Buchen Sie Ihren Flug und Ihr Hotel ausreichend früh
Eine frühzeitige Suche nach Flügen und Hotelzimmern garantiert fast immer günstigere Preise als bei späterer Buchung. Besonders bei messenah gelegenen Unterkünften steigen die Preise vor dem Veranstaltungsbeginn stark an. Trotzdem lohnt es sich, auf ein Hotel zurückzugreifen, das nicht allzu weit vom Veranstaltungsort entfernt liegt. Sind das Hotel und das Messegelände fußläufig erreichbar oder durch gute öffentliche Nahverkehrsmittel verbnuden, lassen sich Zeit sparen und Nerven schonen.
Auch der Hin- und Rückflug sollten bereits einige Monate vor Reiseantritt gebucht werden. Wer vorausschauend plant, kann hier viel Sparpotential nutzen und läuft nicht Gefahr, auf teurere Flüge ausweichen zu müssen, weil alle günstigen Fluglinien bereits ausgebucht sind. Günstige Flüge lassen sich auch ergattern, wenn das An- und Abreisedatum etwas flexibler gestaltet werden können. Ist es zum Beispiel möglich, bereits ein paar Tage vor Messebeginn anzureisen und die Zeit vor Ort anderweitig zu nutzen? Auch eine um ein paar Tage verzögerte Rückreise kann zu einer deutlichen Ersparnis beim Flugpreis führen. Gerade für Geschäftsreisen lohnt es sich, nicht mitten in der Woche sondern am Wochenende zu fliegen. Das spart viel Geld.
Beachten Sie Einreise- und Visabestimmungen für Ihren USA-Besuch
Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass die Einreise in die USA Visafrei erfolgen kann. Dies ist nicht der Fall: Wer in die USA einreisen möchte, benötigt dafür grundsätzlich eine Einreise- und Aufenthaltsgenehmigung! In der Regel ist für Touristen und bestimmte Arten von Geschäftsreisenden ds ESTA-Verfahren zu nutzen: Die Abkürzung ESTA steht für Electronic System for Travel Authorization und ermöglicht es Reisenden seit 2008, ohne großen bürokratischen Aufwand eine Einreisegenehmigung in die USA zu erhalten, ohne ein „echtes“ Visum beantragen zu müssen.
Der ESTA-Antrag lässt sich in wenigen Schritten online einreichen, die Beantragung ist also unabhängig von Geschäftszeiten oder Wartelisten und wird in der Regel automatisch innerhalb weniger Minuten genehmigt. Eine Einreise über ESTA ist für maximal 90 Tage am Stück möglich. Die eigentliche Einreisegenehmigung nach ESTA-Verfahren bleibt aber zwei Jahre gültig und berechtigt auch zur mehrmaligen Einreise während dieser Zeit in die USA. Insgesamt 38 Länder weltweit nehmen bereits am ESTA-Verfahren teil und bieten ihren Einwohnern, diese vereinfachte Einreisegenehmigung zu beantragen. Neben Deutschland sind auch die Nachbarländer Österreich und Schweiz am ESTA-Verfahren beteiligt.
Grundsätzlich gelten die folgenden Voraussetzungen zum Erwerb einer Einreisegenehmigung über das ESTA-Verfahren:
- Die Staatsbürgerschaft in einem Mitgliedslandes des Visa Waiver Programmes, das dem ESTA-Verfahren zugrunde liegt
- Der Besitz eines biometrischen Reisepasses zur Identitätskontrolle bei der Einreise
- Der Besitz einer gültigen Kreditkarte, mit der die Antragsgebühr beglichen werden kann
- Der Zweck der Reise muss sich im Rahmen der Voraussetzungen des Besuchervisums (B1 oder B2) bewegen, also einen touristischen oder geschäftlichen Hintergrund haben.
- Der Aufenthalt in den USA dauert nicht länger als 90 Tage am Stück
- Die persönlichen finanziellen Mittel müssen ausreichen, um die Ein- und Ausreise sowie den Aufenthalt in den USA vollständig zu bestreiten
Es ist empfehlenswert, den ESTA-Antrag bereits 6 Wochen vor dem Reisedatum zu stellen: Falls ein ESTA-Antrag abgelehnt wird, muss genügend Zeit bleiben, um sich um ein offizielles Visum zu bemühen, das vom amerikanischen Generalkonsulat ausgestellt wird.
Welche Dokumente dafür erforderlich sind, hängt stark vom Grund der Einreise und der Dauer des Aufenthaltes ab. Geschäftsreisende, die sich über einen kurzen Zeitraum, zum Beispiel für den Besuch einer Messe, in den USA aufhalten möchten, benötigen dafür ein Nicht-Einwanderungsvisum. Das Besuchervisum, das so genannte B-Visum ist in der Regel das Dokument, das Geschäftsreisende beantragen, wenn sie zu geschäftlichen Zwecken in die USA reisen möchten. Das B-Visum ist als B1-Variante und als B2-Variante erhältlich. Das B1-Visum ist für geschäftliche Zwecke gedacht, das B2-Visum für private.
Beachten Sie dabei unbedingt, dass sowohl das ESTA-Verfahren, als auch das B1/B2 Visum die Ausübung Ihrer regulären berufliche Tätigkeit in den USA untersagt. Ein Messebesuch stellt hierbei kein Problem dar, anders ist dies wenn Sie zum Beispiel in die USA einreisen, um dort im Auftrag eines Kunden Geräte zu warten oder zu montieren. Auch wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen sagt, dass Sie für Ihre Aufgabe kein Visum benötigen, dass das Arbeiten in den USA „nicht schlimm sei“, oder „es alle anderen auch machen“: Sollten Sie sich unsicher sein, informieren Sie sich bei einer unabhängigen Stelle. Bedenken Sie immer, dass Sie die Person sind, der bei Unklarheiten die Einreise verweigert wird. Dies führt nämlich dazu, dass Ihnen im Anschluss für bis zu 10 Jahren die Einreise in die USA auch für einen Urlaub verwehrt werden kann!
Mit diesen Regeln wird Ihr Messebesuch zum Erfolg
Ein Messebesuch in den USA ist nicht nur zeitaufwendig sondern auch kostenintensiv. Deshalb sollte sich die Reise auf jeden Fall lohnen. Damit der Besuch auf der Fachmesse mehr als nur eine interessante Kurztrip über den großen Teich wird, können Sie auch unabhängig von der Planung von Flug und Unterkunft und der Beantragung eines Visums einiges vorbereiten.
Aussteller und interessante Kontakte im Vorfeld prüfen
Messen in den USA fallen erfahrungsgemäß deutlich größer aus als hierzulande. Das führt zu einem gewaltigen Überangebot an Ausstellern und Informationsständen. Der Profi informiert sich schon zu Hause, welche Unternehmen und Kontaktpersonen auf der Messe vertreten sein werden und legt fest, was der Besuch unbedingt beinhalten sollte. Je nach Dauer des Aufenthaltes kann eine Prioritätenliste helfen, die interessanten Aussteller über die Besuchstage zu verteilen.
Ein Lageplan der Messe lässt sich meist schon vor Reiseantritt im Internet herunterladen. Nutzen Sie diese Möglichkeit um eine Marschroute für die einzelnen Messetage vorzuplanen.
Ein Zeitlimit setzen und einhalten
Damit einzelne Gespräche vor Ort nicht ausufern und so nicht genug Zeit für andere Kontakte bleibt, empfiehlt es sich, ein Zeitlimit für einzelne Gespräche einzuhalten. Im ersten Schritt sollte es genügen, sich kurze Präsentationen eines Unternehmens anzusehen und anschließend zu entscheiden, ob der Kontakt vertieft werden soll.
Informationen über das eigene Unternehmen aufbereiten
Hat sich ein interessanter Kontakt ergeben, kann es wichtig sein, eine Fortsetzung des Dialogs in die Wege zu leiten. Dafür sollten auf der Messe mindestens alle relevanten Kontaktdaten ausgetauscht werden. Eine ausreichende Anzahl professioneller Visitenkarten des eigenen Unternehmens sind deshalb das absolute Minimum, das bei jedem Gespräch griffbereit sein sollte. Auch aussagekräftige Kurzpräsentationen in Form von Flyern oder Informationsmappen können nützliche Begleiter sein, um einen ersten Eindruck langfristig vertiefen zu können. So kann der Messebesuch auch nachhaltigen Erfolg zeigen.
